Como empresa de consultoría se acercan a nosotros prospectos de clientes que buscan ayuda para obtener la certificación de su sistema de gestión en distintos rubros, ya sea calidad, ambiental o de seguridad y salud en el trabajo.
Sin embargo, dependiendo del prospecto de cliente y dentro de una medida de lo legal y lo correcto, se llegan a presentar requerimientos de tiempo que resultan inviables de cumplir para la obtención de una certificación. Por lo que en este artículo buscamos responder a la pregunta: ¿Cuánto tiempo se requiere para lograr la certificación de un Sistema de Gestión?
Iniciemos por estratificar, hemos identificado dos tipos de prospectos de cliente:
- Aquellos que han programado la implantación de su Sistema de Gestión y la certificación del mismo;
- Aquellos a los que se lo han requerido por requisito contractual teniendo una urgencia de cumplirlo.
Es muy importante entender que son dos procesos diferentes: Uno es el proceso de implantación del Sistema de Gestión y otro es el proceso de obtención del Certificado, comúnmente llamado certificación.
La implantación de un Sistema de Gestión toma en promedio de seis a ocho meses como mínimo para lograr una implantación correcta y plenamente funcional, no importando el tamaño de la empresa, el giro o el número de instalaciones. Por lo que aquellos que pertenecen al tipo uno de prospectos de cliente conocen dicha información y han programado la obtención de su certificado para un periodo de tiempo correcto. Es decir, han realizado una investigación o se han asesorado de manera correcta para lograr la certificación de su sistema y buscan la obtención del mismo para la mejora de sus sistemas de trabajo.
En ocasiones hemos observado propuestas de trabajo de otras empresas de consultoría donde ofertan la implantación de un sistema de gestión listo para certificarse en un periodo de 80 horas. Sin embargo, suponiendo que una organización pudiera detener completamente su operación para diseñar, difundir, implantar su sistema de gestión durante 10 días hábiles (8 horas por día) esto representaría una total simulación de la implantación del Sistema de gestión.
UNA CERTIFICACIÓN URGENTE
Es común que en un cliente estipule como requisito para trabajar con un proveedor que éste último cuente con un certificado, por ejemplo el de ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad, y que el ofertante del servicio no lo tenga. En éste momento surge la necesidad de obtener dicho certificado y de buscar opciones para lograrlo.
Sin embargo, los prospectos de cliente tienden a pensar que una Certificación es un proceso rápido, como si fuera la tramitación de un documento y esto es un absoluto error; Otro tipo de equivocación común que realizan las empresas es el contactar directamente al Organismo Certificador para solicitar la certificación sin haber implantado previamente un Sistema de Gestión.
La obtención de una certificación conlleva la contratación de un organismo certificador para la realización de revisiones de escritorio de la documentación y revisiones en campo (auditoría) que genere la evidencia necesaria para determinar si el Sistema de Gestión de la empresa puede o no ser certificado. El proceso de certificación, conlleva tres etapas: Contratación de organismo certificador, realización de la auditoría y determinación de la viabilidad de la certificación.
La contratación del organismo es un proceso muy simple, sin embargo el proceso de revisión o auditoría no lo es. Los organismos certificadores serios requieren tres requisitos considerados como mínimos para la realización de una auditoría de certificación.
- Haber realizado una auditoría interna.
- Haber realizado al menos una Revisión por la dirección.
- Tener tres meses de evidencia de implantación del Sistema de Gestión a evaluar.
El último de los tres requisitos considerados como mínimos, es el que estipula el tiempo mínimo para lograr un proceso de certificación. Con esto tratamos de explicar que no hay servicios de Certificaciones Express.
En SBC Strategic Business Consulting SC, contamos con un grupo de expertos para apoyar a los Clientes en implantar su Sistema de Gestión y establecer el contacto con el Organismo Certificador de su elección para lograr el proceso y tiempo óptimo para lograr su certificación.