La definición del Alcance de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad no suele ser una tarea sencilla. Ya que deberemos resumir en pocas líneas la razón de ser y actividad de nuestra organización, y los productos y servicios que realiza. Indicando todas las limitaciones que queramos incluir, para reducir el impacto de la norma ISO 9001 2015 en nuestra empresa.
Tengamos en cuenta que todas las actividades, productos y servicios que incluyamos en el Alcance les resultarán aplicables todos los requisitos de la norma ISO 9001 2015, por lo que la implantación y posterior certificación está sujeta a dichos conceptos. Por otra parte, el Alcance deberá estar disponible para que cualquier Parte Interesada (clientes, sociedad, empleados…) pueda consultarlo, por lo que no incluir determinadas actividades, productos o servicios pueden hacerlo inservible.
Antes de definir el Alcance, debemos hacer un análisis previo de nuestra organización y haber completado algunos requisitos de la norma ISO 9001.
- Necesidades de nuestros clientes: En ocasiones, para poder trabajar para un determinado cliente es requisito indispensable disponer de un Certificado ISO 9001. Por lo que incluir todos los productos y servicios en el Alcance es imprescindible.
- El contexto de la organización: La identificación previa de las Partes Interesadas, de sus necesidades y expectativas, y del Contexto, nos facilitará definir el Alcance.
- Aplicabilidad de la norma: Conocer los requisitos de la norma y ver como aplican a la organización, nos ayudará a conocer que procesos de la empresa va a verse afectados en la implantación de la ISO 9001 2015 y ver así cuales tengo que incluir en el Alcance.
- Requisitos legales y otros: En sectores con una alta reglamentación legal, donde su cumplimiento es prioritario, incluir dichas actividades en el Alcance es necesario para que el Sistema de Gestión tenga sentido.
Definición del Alcance de la ISO 9001
Las estructuras del Alcance suelen tener estas tres partes diferenciadas: Actividades + Productos y/o Servicios + Limitaciones. Como ejemplo sería: "El diseño, fabricación y distribución de vehículos híbridos, para el mercado europeo". Pudiendo deja fuera del alcance: "venta al por menor", "los vehículos eléctricos", y los "mercados asiático y norteamericano".
A continuación se detalla el contenido de cada una de ellas:
- Actividades: Las actividades para un mismo producto y servicio son muy variadas: Diseño, fabricación, comercialización, instalación, distribución, servicio técnico, montaje, I+D, soporte… Por lo que, en ocasiones, actividades que se realizan de manera muy puntual o no interesa incluirlas en la certificación, pueden quedar fuera del Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
- Productos y/o servicios: Quizás sea la parte más sencilla, ya que todos sabemos lo que vendemos. Algunos ejemplos: baterías, impresoras, instalaciones eléctricas, muebles de jardín, limpieza de edificios, etc.
- Estructura organizacional: La limitación puede venir dada por determinados departamentos o áreas de la empresa. Se puede incluir las Áreas de Producción y Logística, y dejar fuera el Departamento financiero. Sin embargo, lo recomendable siempre será incluir a todas las áreas de la empresa.
- Localizaciones: Otra veces el alcance se limite a un centro de trabajo determinado. Por ejemplo: a la fábrica de Jalisco, a las oficinas de Veracruz, o al almacén logístico de Guanajuato. En empresas multinacionales suele ser muy habitual este tipo de limitación.
Es importante no confundir el Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad con la aplicabilidad de la norma ISO 9001 2015, ya que son cosas muy diferentes. Una vez definido el Alcance de nuestro Sistema de Gestión de la calidad, es cuando deberemos ver si hay requisitos de la norma ISO 9001 que no son aplicables y se pudieran excluir. El contemplar excluir actividades del Alcance para que determinados puntos de la norma no resulten aplicables, suele ser resultado de un profundo análisis o estrategia por parte de la Organización.
La norma ISO 9001 2015 indica la necesidad de poner a disposición de las Partes Interesadas el Alcance de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad. Lo habitual y más simple, es publicar el Certificado de Calidad otorgado por el Organismo Certificador en el sitio web de la organización, de tal forma que pueda ser consultado por cualquier persona en todo momento. Pero si todavía no disponemos del certificado, publicar una noticia o enviar el newsletter que la organización está en proceso de Certificación de la norma ISO 9001, es una buena solución.
Ejemplos de redacción de Alcance
A continuación mostramos algunos ejemplos que pudieran servir como modelo para la definición del Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad de nuestra organización:
- Fabricación de productos: "El diseño y fabricación de elementos mecanizados y válvulas para sistemas hidráulicos de vehículos pesados".
- Construcción de vivienda: "La construcción, montaje y mantenimiento de los tipos de obra: movimiento de tierras, perforaciones grandes estructuras, puentes y viaductos que se realizan en el Estado de México".
- Gestión de proyectos: "El diseño de proyectos de obra civil, cimentaciones y edificaciones de plantas industriales. La realización de estudios ambientales, y la asistencia técnica, supervisión y dirección de obra civil".
- Instalación de infraestructuras: "Montaje y mantenimiento de instalaciones eléctricas: alumbrado, líneas eléctricas de transporte y distribución de baja tensión".
- Prestación de servicios: "Servicios de limpieza, pulido y abrillantado para edificios u obras. Mantenimiento de redes de alcantarillas, fecales y fosas".
En SBC Strategic Business Consulting, SC contamos con amplia experiencia para la implantación de la norma ISO 9001 2015, por lo que te invitamos a que conozcas nuestros servicios de Consultoría y Capacitación para Sistemas de Gestión.
MIC. Luis Eduardo Contreras Alcópar
Director de Consultoría
SBC Strategic Business Consulting, SC